Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 - 06 - 2022

1. Préambule

SAS BLOCK I.T, exploitante du nom commercial “SOON UNIVERSE” (ci-après “SOON UNIVERSE“) attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée et vos données à caractère personnel (ci-après “Données à caractère personnel” ou “Données Personnelles”).

SOON UNIVERSE s’engage à mettre en œuvre les mesures adéquates à la protection, la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles conformément à la réglementation en vigueur en France et dans l’Union Européenne, en particulier au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles UE 2016/679 du 27 avril 2016 et aux règles de droit national prises pour son application.

La présente « Politique de confidentialité » (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer toutes les personnes physiques concernées (ci-après désignées par « Vous » ou « Votre/Vos ») sur la manière dont SOON UNIVERSE collecte, utilise et divulgue Données Personnelles et sur les moyens dont Vous disposez pour exercer vos droits sur ces informations.

En conséquence, SOON UNIVERSE vous invite à lire attentivement la présente Politique pour connaître et comprendre les traitements relatifs aux Données Personnelles.

Fort de son savoir-faire reconnu dans l’hébergement de startups en intégrant un écosystème local et national d'entreprises partenaires et d'initiatives innovantes, SOON UNIVERSE décline ses services sous forme d’une communauté, de campus de startups et d’animations, répondant aux besoins professionnels d’entreprises-résidentes. Ainsi, les données personnelles vous concernant que nous sommes susceptibles de traiter sont en rapport direct avec votre activité professionnelle, qui nous permet de vous qualifier comme des professionnels.

En tout état de cause, nous nous engageons à respecter les deux (2) principes essentiels suivants :

l’individu reste maître de ses données à caractère personnel ;
les données sont traitées de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

2. Identité du responsable de traitement

2.1. SAS BLOCK I.T en tant que responsables de traitement

SAS BLOCK I.T., dont le siège social est situé 2 CHE ROQUES 31200 TOULOUSE , immatriculé au RCS de TOULOUSE sous le numéro 849 567 466 aura le statut de responsable de traitement pour les traitements des données via ce site web.

Les traitements de données personnelles mis en place par ces deux entités pour leurs propres finalités sont :

Cookies sur le Site Web
Gestion des demandes via formulaire de contact
Gestion des publications médiatiques
Gestion des animations
Prospects et vente
Gestion des fichiers clients
Gestion de la communication
Gestion des sous-traitants/prestataires
Conformité RGPD

3. Coordonnées de notre délégué à la protection des données

Notre Délégué à la Protection des Données (ci-après « DPO ») est là pour répondre à toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives à vos données à caractère personnel.

Vous pouvez le joindre :

Soit par mail à l’adresse suivante : dpo@blockproof.fr
Soit par courrier : SAS BLOCK I.T. (SOON UNIVERSE), ATTN DPO, 3 RUE ALARIC 2 31000 TOULOUSE.

4. Finalités et bases légales des traitements

Vous trouverez ci-dessous les détails d’activités de traitement de vos informations selon la situation dans laquelle vous serez amené à interagir avec nous.

4.1. Détails du traitement de cookies sur le Site Web

Via les cookies déployés sur notre Site Web, SOON UNIVERSE collecte et traite des données à caractère personnel qui vous concernent. Ces données proviennent directement de vous-même.

Dans tous les cas, vous êtes informés des finalités pour lesquelles vos données sont collectées par nos soins via le formulaire de collecte de données en ligne ou bien encore via notre Politique de Cookies.

4.1.1. Base légale

Le traitement des données via cookies non-essentiels se base sur votre consentement.

4.2. Détails du traitement de gestion des demandes via le formulaire de contact

La réalisation d’opérations relatives à la gestion des demandes via le formulaire de contact couvre les objectifs suivants :

Réponse aux demandes reçues par voie électronique
Établissement de statistiques.

4.2.1. Base légale

Notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de la communication entre SOON UNIVERSE et vous-même.

4.3. Détails du traitement de gestion des publications médiatiques

SOON UNIVERSE sera amené à traiter vos données personnelles dans les publications médiatiques afin de garantir ses relations publiques.

4.3.1. Base légale

Ce traitement est fondé globalement sur l’intérêt légitime. Néanmoins, selon le cas de figure de publication qui le nécessite, par exemple de photos d’un événement non-public, nous prendrons soin de vous demander votre consentement.

4.4. Détails du traitement de gestion des animations

Lorsque SOON UNIVERSE met en place des animations, ouvert à tout professionnel intéressé, nous traitons vos données personnelles afin de :

Enregistrer les participants ;
Communiquer les informations en lien avec l’événement ; et
si nécessaire, gérer les invitations aux événements ;
si nécessaire, enregistrer vos contacts professionnels à la liste de mailing de communications liées aux autres animations analogues à celle à laquelle vous vous êtes inscrits.

4.4.1. Base légale

Ce traitement est fondé globalement sur l’intérêt légitime. Pour savoir plus sur l’inscription des contacts professionnels aux listes de communication de prospection commerciale, merci de vous référer au point 4.5.

4.5. Détails du traitement de la prospection

Vous pouvez être un cible de notre prospection, sous condition que nos prestations ont un lien direct avec votre activité professionnelle. Dans ce cadre, le traitement poursuit l’objectif de :

gérer l’envoi de communication de prospection commerciale
préparation de devis selon vos besoins

4.5.1. Base légale

Votre statut de "professionnel" nous permet de vous envoyer de la prospection commerciale liée à votre activité professionnelle sans solliciter votre consentement. Nous respectons à la lettre cette condition de lien direct entre ces communications et votre activité professionnelle. Ainsi, ce traitement est nécessaire à la poursuite de notre intérêt légitime de développement commercial.

Néanmoins, veuillez vous référer à la section 9 de cette Politique expliquant vos droits.

4.6. Détails du traitement de gestion des fichiers client

La réalisation d’opérations relatives à la gestion des fichiers client couvre les objectifs suivants :

Gestion des contrats
Gestion des abonnements
Facturation des clients
Gestion de clientèle : fiche et compte client, courriers et relances
Gestion des réclamations, du service après-vente et des garanties
Gestion de contentieux

4.6.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire à l’exécution des prestations prévues dans le contrat conclu ou en cours de conclusion entre SOON UNIVERSE et votre entreprise.

4.7. Détails du traitement de gestion de la communication

Lorsque vous bénéficiez de nos prestations, SOON UNIVERSE traite vos données personnelles afin de :

Échanger les informations sur la prestation dont vous bénéficiez et/ou les prestations analogues
Elaborer les statistiques commerciales
Effectuer des enquêtes de satisfaction.

4.7.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à gérer la communication non-commerciale avec vous.Ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime à gérer la communication non-commerciale avec vous.

4.8. Détails du traitement de gestion des sous-traitants/prestataires

Lorsque vous êtes sous-traitant ou prestataire de SOON UNIVERSE, vos données personnelles sont collectées et traitées dans l’objectif de :

sélectionner et évaluer le prestataire/sous-traitant
gérer le contrat, la facturation et les commandes

4.8.1. Base légale

Dans ce cadre, ce traitement est nécessaire pour la bonne exécution du contrat signé.

4.9. Détails du traitement de conformité RGPD

SOON UNIVERSE traite vos données personnelles dans la poursuite de la conformité RGPD afin de se conformer aux règles de la protection des données et au principe d’Accountability. Dans ce cadre, les données vous concernant seront utiliser pour la Gestion de la conformité RGPD, la tenue du registre des traitements de données et la gestion des demandes de personnes concernées.

4.9.1. Base légale

Ce traitement est nécessaire pour la poursuite de notre intérêt légitime.

5. Données traitées

Le caractère obligatoire ou facultatif des données personnelles collectées et les éventuelles conséquences d'un défaut de réponse sont indiqués lors de leur collecte sur les formulaires associés.

Vous pouvez consulter le détail des données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’avoir sur vous ci-après.

NB : le détail des informations fournies ci-après n’a pas vocation à être exhaustif et vise avant tout à vous informer sur les catégories de données que SOON UNIVERSE est susceptible de traiter.

5.1. Pour la gestion des cookies

Informations électroniques (ex: adresses IP, MAC, historique des pages visitées etc,.)

5.2. Pour la gestion des demandes via le formulaire de contact

Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
Données relatives à votre vie professionnelle : E-mail professionnel
Contenu d’échanges de mails, d’échanges sur les tchats, et de prise de notes des appels téléphoniques

5.3. Pour la gestion des publications médiatiques

Données relatives à votre identité : Nom de naissance, Nom d’usage ou d’époux(se), Prénom
Données relatives à votre vie professionnelle : Nom de l'entreprise, Adresse de l'organisme, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel
Informations vous concernant contenant dans les articles publiés, les matériels audiovisuel publiés

5.4. Pour la Gestion des animations

Données relatives à votre identité : Nom, Prénom, E-mail personnel, Civilité
Données relatives à votre activité professionnelle : Métier, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, nom d’entreprise
Informations électroniques autour de l’inscription
Informations relative à l’organisation interne de l’organisme comme les agendas professionnels et les renseignements sur l'animation
Contenu d’échanges de mails.

5.5. Pour la prospection

Données relatives à votre identité : Nom, Prénom, E-mail personnel
Données relatives à votre activité professionnelle : Métier, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, nom et adresse de l'organisme
Informations relative à la communication commerciale : Proposition d'offre, Résumé d'échanges (Besoins, temporalité, éléments électifs, informations sur la maturité et le domaine d'activité de la structure, etc,.), Origine du prospect, Échéance de projet (froid, tiède, chaud), Échanges et commentaires des clients et prospects, Correspondance avec le représentant commercial, Date d'abonnement à la newsletter, Date de demande de désabonnement de la newsletter, Contenus de Newsletter

5.6. Pour la gestion des fichiers clients

Données relatives à votre identité : Civilité, Nom, Prénom,
Données relatives à votre activité professionnelle : E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, nom et adresse de l’entreprise
Informations relative à la prestation globale : Modalités de règlement client, Personne(s) en charge de la relation client, Service ou abonnement souscrit par le client, Détail de l'abonnement client, Détail du bien ou service souscrit par le client, Numéro de la transaction, Factures client
Informations relevant des documents juridiques tels que le contrat, le numéro SIREN de l'organisme de rattachement et le numéro de TVA de l'organisme de rattachement
le cas échéant, des données financières contenant des données nominatives comme coordonnées bancaires (RIB, BIC, IBAN), Domiciliations bancaires Factures correspondantes, Données comptables

5.7. Pour la gestion de la communication

Données relatives à votre identité : Nom, Prénom, E-mail personnel
Données relatives à votre activité professionnelle : Nom de l'entreprise, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel, Métier
Informations relevant de la communication : Échanges et commentaires des clients recueillies lors d’enquêtes directes ou via le site web, Echanges de mails, Notes sur les échanges téléphoniques, Correspondance avec le représentant commercial, Courriers, Accusés de réception et informations sur l'envoi des courriers, Echanges de mails, Echanges via les tchats
Données électroniques, équipements/terminaux de communication utilisés

5.8. Gestion des sous-traitants/prestataires

Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
Données relatives à votre activité professionnelle : , Profession ou emploi occupé, Métier, E-mail professionnel, Numéro de téléphone professionnel
Informations relative à la prestation globale : Dates de livraisons, Date de la prestation, Détail de l'achat, Date de l'achat, Historique des achats et des prestations de services Numéro de la transaction Origine de la vente (vendeur, partenaire, affilié) ou de la commande, Personne(s) en charge de la relation client, Soldes et impayés, Cahier de charge
Si vous êtes un professionnel artisan ou auto-entrepreneurs, des données financières contenant votre nom : Coordonnées bancaires (RIB, BIC, IBAN), Domiciliations bancaires Factures correspondantes, Données comptables

5.9. Pour la conformité RGPD

Données relatives à votre identité : Nom, Prénom
Informations relevant d’échanges de mails, et de demandes d'exercice de droit

6. Destinataires de vos données

Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article 5, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos données sont les suivantes :

selon les finalités poursuivies, le personnel habilité de nos services, notamment le représentant légal, et le Responsable Développement ;

Certaines catégories de sous-traitants ont accès aux données collectées :

Les éditeurs du CRM
Le prestataire de site web.
Le fournisseur de cloud computing et de stockage.

Pour toute demande d’information complémentaire sur nos sous-traitants, vous pouvez adresser une demande d’information complémentaire à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@blockproof.fr.

Les autres organismes qui peuvent avoir accès à vos données sont :

S’il y a lieu, les juridictions concernées, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances ;
Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux (ordinateurs, tablettes, téléphones portables…) lorsque vous y consentez (Pour plus de détail, consultez notre Politique de cookies) ;

Vos données à caractère personnel ne sont ni communiquées, ni échangées, ni vendues ni louées sans votre consentement exprès préalable conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

7. Transfert de données hors union européenne

Dans certains cas, vos informations personnelles seront sauvegardées sur des serveurs situés en dehors de l'EEE.

C’est notamment le cas lorsque vous accepteriez des cookies non-essentiels comme Google Analytics, susceptibles de stocker les données collectées dans les serveurs aux États-Unis. Nous nous sommes rassurés que des clauses contractuelles types approuvées par la Commission de l’Union Européenne sont en place afin de contractualiser les obligations de sécurité et de mesures prévues par le RGPD, comme le prévoit dans son article 46.

Vous pouvez demander à accéder aux documents assurant la présence de garanties appropriées en faisant la demande à notre Délégué à la Protection des Données par mail à dpo@blockproof.fr.

8. Durée de conservation des données

Nous conservons vos données uniquement le temps nécessaire pour les finalités poursuivies, telles que décrites à l’article 4 de la présente Politique. Pour en savoir plus, merci de consulter notre politique de durées de conservation, disponible ici.

9. Mineurs

Le Site web de SOON UNIVERSE n'est pas destiné aux mineurs. SOON UNIVERSE ne collecte pas volontairement des données à caractère personnel auprès de mineurs âgés de moins de 15 ans.

10. Sécurité

SOON UNIVERSE respecte le RGPD et la loi Informatique et Libertés en matière de sécurité et de confidentialité de vos données.

Nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires afin d’assurer la sécurité de nos traitements de données à caractère personnel et la confidentialité des données que nous collectons.

A ce titre, nous prenons toutes les précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements pour en préserver la sécurité et, notamment, empêcher que les données soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès (protection physique des locaux, protocole https sécurisé, journalisation et traçabilité des connexions aux logiciels déployés en interne).

11. Droits des personnes

Conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, vous disposez des droits suivants :

11.1. Droit d’information sur le traitement des Données Personnelles

SOON UNIVERSE s’engage à déployer ses meilleurs efforts pour délivrer une information concise, transparente et accessible sur les conditions de traitement des Données Personnelles des utilisateurs.

11.2. Droit d’accès aux Données Personnelles

Vous pouvez accéder à vos Données Personnelles faisant l’objet d’un traitement par SOON UNIVERSE et disposez du droit d’en recevoir une copie sous forme électronique (pour toute copie supplémentaire, SOON UNIVERSE sera en droit d’exiger le règlement de frais basés sur les coûts administratifs occasionnés).

11.3. Droit d’effacement (« droit à l’oubli ») et de rectification des Données Personnelles

Chaque utilisateur dispose du droit de demander l’effacement et/ou la rectification des Données Personnelles le concernant lorsque celles-ci sont erronées ou obsolètes.

Il est précisé que SOON UNIVERSE pourra conserver certaines Données Personnelles lorsque la loi le lui imposera ou en cas de motif légitime. Il est possible que si vos données personnelles sont effacées à votre demande et avant l'expiration de la durée de conservation valide, cela puisse nous empêcher de vous fournir les services que vous attendez de nous.

11.4. Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à tout moment pour des motifs légitimes à la réutilisation de vos Données Personnelles pour des traitements différents que ceux notifiés, sauf en cas d’exécution par SOON UNIVERSE de l’une de ses obligations légales. Nous aimerions mettre l’accent sur ce droit qui vous concerne plus spécialement en tant que “professionnel”, lorsque vous ne souhaitez plus recevoir de la prospection de notre part.

11.5. Droit à la limitation des traitements des Données Personnelles

Vous disposez du droit de demander que les traitements effectués sur vos Données Personnelles soient limités à ce qui est nécessaire. Ce droit est applicable seulement :

si vous contestez l’exactitude de vos Données Personnelles ;
si vous pouvez établir que le traitement de vos Données Personnelles est illicite et demande une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement ;
si SOON UNIVERSE n’a plus besoin de vos Données Personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
Si vous vous opposez aux traitements fondés sur un intérêt légitime que nous poursuivons en tant que Responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par nous prévalent sur les vôtres.

11.6. Droit de réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que les efforts mis en œuvre par SOON UNIVERSE pour préserver la confidentialité des Données Personnelles ne garantissent pas le respect de vos droits, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (CNIL ou toute autre autorité mentionnée sur la liste disponible auprès de la Commission européenne).

Vous pouvez exercer vos droits par mail en vous adressant à notre délégué à la protection des données, sur son adresse mail dpo@blockproof.fr.

12. Modification de la Politique

SOON UNIVERSE se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications à la présente Politique afin de respecter les évolutions législatives et réglementaires et/ou d’améliorer celle-ci.

En cas de modification, une nouvelle version sera actualisée et mise en ligne avec la date de « Dernière mise à jour ».

13. Droit applicable

La présente Politique est soumise au droit français, en ce compris les dispositions applicables aux règles de droit international privé.